英文邮件的礼仪成千上万条,大多其实都已经超出了“英文”的范畴,而是不管什么语言都要注意的,小编只整理印象最深刻的,而且和中文邮件有明显区别的,那就是感谢和道歉。
1)感谢
中文邮件不喜欢太多客套话,废话少说,直入正题,但是美国人写邮件,哪怕是和熟悉的人,回邮件第一句话,都要感谢,所以他们的邮件都是 thank来thank去的,中文邮件没这种习惯。开头,感谢别人回复自己的邮件(也可以用thank you,用在稍微正式场合,比如和陌生人发邮件)
· Thanks for the quickreply.
· Thanks for getting back to me.
· Thanks for the update on the situation.
· Thanksfor the updated information.
· Thanksfor gathering the information this week on this issue.
别人发邮件提供信息给你,中文邮件是懒得回的,英文邮件也习惯感谢,简单回复一个:
Thank you.
Well noted.
Noted/received with thanks.
Goodinformation.
2)道歉
如果是回邮件回得晚了,先道歉,貌似中文很少有这个习惯(以下sorry也可以替换成apologize,更正式一点,发给重要的人或者群发)
· Sorry for the late reply.(中国人普遍用这一种,也有老外用,不过下面两种更多)
· Sorry I haven’t got back to you sooner .
· Sorry for the delay getting back to you.
如果是临时通知别人是什么事情
Apologies for the late/short notice.
如果是上一封邮件没写清楚导致收件人误解了
I apologize if this was not made clear
提前给别人预警如果自己的措辞过于强硬。
· I apologize if this may make you feel uncomfortable/bad.
· I apologize if this may sound a little harsh.
3)收尾套路
最后收尾的套路,一般都是问别人意下如何。(不要用please tell me ...这种句式,从来没见过老外用的)
· Please let me know what you think.
· Please let me know your thoughts.
· Let me know if you have any questions or concerns. (最常见)
· Please let me know if there are questions.
· Lookingforward to your input/insight(用insight/input代替opinion)
· That’s myidea, what's your idea?(也有直接这样说的)
· Pleasereview the lengthy e-mail and provide feedback on how we can proceed.(如果邮件太长了)
· 或者,干脆下面的话结尾,I'lllet you know more tomorrow(表示今天没说完,明天再说更多)
· Please call me if you like.(有什么事打我电话)
4)称呼
普通工作邮件,直接称呼名字字就好了,比如Hi Steven,不需要用Mr. , 甚至写给总裁的邮件,也是直接说Hi Bill,不需要Hi President Johnson。否则真的真的太令人不自在了。只有德国人是个例外,喜欢加Mr./Ms. 我以前在德资企业工作,发给女性的邮件居然要称呼Ms. Zhang。学术场合才需要加抬头,比如Prof. Johnson. 政客的Congressman Johnson.记住,一般不加Dear,只有公司HR群发邮件才说Dear all, 发给个人的,一般就Hi Steven或者直接说Steven.抓住这几点就够了,其他礼仪说多了都是正确的废话。另外再看看我这篇文章,弄清楚什么时候该用正式用语,什么时候可以用非正式。
英语 | 到底什么是正式场合和非正式场合
5)告别邮件主题
离职前表示感谢的邮件。
我见过老外用以下两种
· Thank you
· Farewell
两种都可以。注意farewell并非永别,也可以表示以后很难见面。
在当今社会,英语已经是国际普通话了,会说英语的人很多,却未必人人都能写好一封英文邮件,在这方面的学习道阻且长呀!